Waarom zou een bedrijf Payroll Software gebruiken?
Payroll is de som van alle financiële records van salarissen voor een werknemer, inclusief lonen, bonussen en inhoudingen. Om ervoor te zorgen dat alle werknemers hun loon of bonussen ontvangen, gebruiken bedrijven meestal rekenmachines of, dankzij de technologische vooruitgang, software die de last van het begrijpen van complexe salariswetgeving en de werking van salarissystemen kan verminderen om te doen wat we een salarisadministratie noemen.
Salarissoftware faciliteert de geautomatiseerde berekening van het brutoloon of salaris dat aan een werknemer verschuldigd is op basis van gewerkte uren tegen vaste uurtarieven of een vast periodiek salaris. Payroll Software automatiseert de toepassing van de salariswetgeving om de nodige belastinginhoudingen te doen om het juiste nettoloon aan de werknemer over te maken, hetzij door middel van contant geld, cheque of overschrijving. Werkgevers zijn op grond van de wet verplicht om in dat geval de PAYE, Sociale Verzekeringen, Pensioenen en beslagleggingsaftrek tijdig af te dragen aan de desbetreffende HRMC, pensioenuitvoerder of rechter.
payroll bedrijven Salarisadministratiesoftware is een belangrijk hulpmiddel voor het bedrijf en levert cruciale audit-, management- en financiële rapporten met details over de loonkosten per werknemer en/of kostenplaats/afdeling. Software sorteert en volgt personeelsdossiers ter ondersteuning van de HR-functie van het bedrijf.
Salarisrapporten spelen een integrale rol in de financiële planning en het budgettaire proces van een bedrijf en voorspellen de noodzakelijke loonkosten en investeringen om in de toekomst aan de behoeften van het bedrijf te voldoen. Deze rapporten zullen worden geïmplementeerd om de belangrijkste beslissing over de herstructurering van het bedrijf te nemen om het personeelsbestand en het aantal werknemers indien nodig te verminderen.
Extra functies van salarissoftware
Een belangrijk voordeel van het gebruik van Payroll-software, afgezien van de automatisering van complexe loonheffingen, is de aanzienlijke tijdsbesparing die in het proces wordt geïnvesteerd. Geautomatiseerde productie van loonstroken (loonstroken per e-mail), tijdimport van inkloksystemen, HMRC-aangiften/indieningen van P45, P46, P30 en P35 naar HMRC, en kredietoverdrachtsbestanden naar online bankfaciliteiten vergemakkelijken allemaal een efficiënte salarisadministratie binnen het bedrijf. De investering in salarisadministratiesoftware leidt tot een lagere investering van personeelstraining en tijd voor het voltooien van het volledige periodieke salarisproces.
Kenmerken waar u op moet letten bij het kopen van Payroll Software
Wanneer u salarissoftware wilt kopen dient u op de volgende kenmerken te letten: elektronische aangifte, kosten en updates en klantondersteuning/onderhoudscontracten.
Elektronisch archiveren houdt in dat de softwareleveranciers een manier moeten bieden om formulieren in te dienen die elektronisch kunnen worden opgeslagen, inclusief indiening bij HRMC. Bovenop de aanschafkosten zullen de meeste kosten zitten in het bedienen, ondersteunen en updaten van de software. U zult dus moeten nagaan hoeveel de ondersteuning kost en uitzoeken wanneer en hoe de software wordt bijgewerkt. Dekt uw licentie alle noodzakelijke updates om de loonadministratie voor het belastingjaar te voltooien?
Voortdurende klantenondersteuning aan de eindgebruiker van elk softwareprogramma is van vitaal belang voor de soepele werking en maximalisering van het softwarepotentieel; stel je voor dat er een probleem is met de salarisadministratiesoftware op betaaldag, vanwege de kritieke aard van de software moet het snel worden opgelost, dus voordat je een specifieke salarissoftware koopt, moet je ervoor zorgen dat deze uitstekende ondersteuning biedt aan zijn klanten, controleer de niveaus van ondersteuning door de leverancier, met name de kosten en responstijden.
Recente initiatieven die door HMRC zijn uitgerold, zien slechts een paar uitzonderingen op de verplichte online indiening van alle werkgeversaangiften bij HMRC, dus voordat u software kiest, moet u ervoor zorgen dat deze HMRC-compatibel is! Controleer of het voldoet aan de retourvereisten van de HMRC-werkgever, voldoet het aan uw verplichting als werkgever om aangiften in te dienen bij HMRC in het formaat dat zij voorschrijven, wordt de software erkend door HMRC? Heeft het een HRMC-accreditatie? Onderzoek en de mogelijkheid om gebruik te maken van onbeperkte gratis proefversies van salarissoftware en de functionaliteit ervan is de sleutel tot dit beslissingsproces!
Salarissoftware voor het midden- en kleinbedrijf
Als we het hebben over het aanpassen van de payroll-oplossing aan de bedrijfsgrootte, is het een van de hoogste prioriteiten voor eigenaren van kleine bedrijven om voldoende geld op een payroll-rekening te houden, zelfs als het bedrijf zelf geen winst maakt, moeten werknemers nog steeds worden beloond als volgens de algemene voorwaarden van hun arbeidsovereenkomst voor hun diensten, moeten bovendien alle inhoudingen die zijn gedaan in overeenstemming met wettelijke vereisten, indien nodig worden overgemaakt aan de relevante overheids-/HMRC-instantie. Daarom geven veel kleinere bedrijven er de voorkeur aan hun loonverplichtingen zo laag mogelijk te houden totdat ze winst gaan maken en een bepaald niveau van winstgevendheid hebben bereikt. Eigenaren van kleine bedrijven wijzen meestal hun eigen salaris af om aan hun loonverplichtingen te kunnen voldoen. Er zijn specifieke salarispakketten voor kleine bedrijven en deze zijn meestal gratis (tot een bepaald aantal werknemers dat de software gebruikt).
Payroll Software voegt waarde toe aan een bedrijf
Er zijn verschillende factoren waarmee rekening moet worden gehouden wanneer een bedrijf een beslissing neemt over zijn salarissysteem, zoals salarisdoelstellingen, financiële beschikbaarheid en omvang, om er maar een paar te noemen. Het belangrijkste aspect is dat elke salarisadministratie-gerelateerde automatisering waarde moet toevoegen aan het bedrijf en het efficiënter moet maken. Als je op zoek bent naar payrollsoftware, check dan goed wat de markt je te bieden heeft. Zorg er ten slotte voor dat u een beslissing neemt op basis van de functies van de software en niet op basis van het merk. Er zijn zeer interessante softwareoplossingen voor de salarisadministratie.